Pratiques liées à la confidentialité des renseignements

Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels sur la santé

Politique/procédure :	Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels sur la santé	Préparé par :	Comité de protection des renseignements personnels
Approuvé par :	Conseil d'administration	Date :	Le 1^er novembre 2004
Approuvé le :	Le 24 février 2005	Portée :	SSRO
Dernière révision :		Référence :	LPRPS 2004, art. 18, 21, 36, 37 et 38 (collecte, utilisation, divulgation)

Principe clé : Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels sur la santé
Consentement
1. Capacité de donner un consentement
2. Constatation d'incapacité
Collecte directe
Collecte indirecte
Utilisation permise
Divulgation autorisée

1. Principe clé : Au moment d'effectuer la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels sur la santé, le consentement du patient doit être obtenu.

2. Consentement: Le consentement concernant la collecte et l'utilisation de renseignements personnels sur la santé peut être :

explicite (ou exprès);
tacite (ou implicite).

Pour être considéré valide, le consentement :

doit être celui du patient;
doit être éclairé (il est raisonnable de croire que le patient connaît l'objet de la collecte ou de l'utilisation de ses renseignements et sait qu'il peut refuser d'y consentir);
doit porter sur les renseignements;
ne doit être obtenu ni par supercherie ni par coercition;
ne doit pas être affecté par un refus de consentement antérieur.

3.1 Capacité de donner un consentement : Un patient a la capacité de donner son consentement s'il peut :

comprendre les renseignements pertinents à sa décision de consentir ou non;
comprendre les conséquences raisonnablement prévisibles de sa décision de donner, de ne pas donner, de refuser ou de retirer son consentement.

Le patient peut être capable de consentir à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de certains renseignements personnels sur la santé, mais incapable de le faire à l'égard de certains autres, ou être capable de consentir à un moment donné, mais incapable de le faire à un autre moment.

À défaut, il faut présumer qu'il est capable de donner un consentement.

3.2 Constatation d'incapacité : L'hôpital (ici le dépositaire de renseignements sur la santé) peut s'appuyer sur la « présomption de capacité » sauf s'il a des motifs raisonnables de croire que le patient est incapable de consentir à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de ses renseignements.

Si le patient est réputé incapable, il peut faire appel à un conseil du consentement et de la capacité (prévu par la loi) aux fins d'examen de la constatation.

4. Collecte directe : La collecte de renseignements sur la santé directement auprès du patient requiert un consentement, bien que l'hôpital puisse amasser des renseignements sur un patient de façon indirecte, si le patient est incapable d'y consentir, si la collecte est raisonnablement nécessaire aux fins de la prestation de soins de santé et s'il n'est pas raisonnablement possible d'obtenir le consentement en temps opportun.

5. Collecte indirecte : L'hôpital peut recueillir indirectement des renseignements personnels sur la santé si :

le patient y consent;
il est raisonnablement nécessaire de fournir des soins de santé alors qu'il n'est pas possible de recueillir directement des renseignements auprès du patient en temps opportun;
l'hôpital amasse ces renseignements auprès d'un dépositaire de renseignements ne concernant pas la santé, pour des activités de recherche (avec l'approbation du Comité de déontologie de la recherche);
le Commissaire autorise la collecte;
la collecte est permise ou requise en vertu d'une loi, d'un traité ou d'une entente juridique;
la collecte est permise en vertu des lois sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée;
la collecte est effectuée dans le cadre d'une enquête sur une atteinte ou une infraction à la loi;
la collecte est effectuée dans le cadre d'une poursuite en cours ou probable;
la collecte est destinée à la compilation de statistiques pour la planification ou la gestion du système de santé.

6. Utilisation permise : À moins d'une indication explicite contraire du patient, l'hôpital peut utiliser les renseignements personnels sur la santé aux fins suivantes :

pour les besoins visés par la collecte ou la production;
pour la planification ou l'offre de programmes ou de services, l'affectation de ressources ou l'évaluation ou la surveillance de fraudes concernant les services ou privilèges;
pour la gestion des risques ou des erreurs ou pour maintenir la qualité des soins;
pour la formation de mandataires appelés à fournir des soins de santé;
pour chercher à obtenir le consentement du patient (nom et coordonnées);
pour les besoins d'une poursuite en cours ou potentielle;
pour le paiement, le traitement, la surveillance, la vérification ou le remboursement de réclamations de règlement de factures;
pour les besoins d'une recherche (après approbation du Comité de déontologie de la recherche);
pour satisfaire aux exigences d'une loi.

Mandataires : Lorsqu'il est autorisé à utiliser des renseignements personnels sur la santé, l'hôpital peut partager ces renseignements avec un « mandataire » qui pourra les utiliser aux mêmes fins, au nom du dépositaire (l'hôpital). Ceci ne constitue pas une divulgation par l'hôpital auprès du mandataire, mais bien une utilisation.

Un « mandataire » est une personne qui, avec l'autorisation de l'hôpital, agit pour ce dernier ou en son nom, et non à ses propres fins, en ce qui concerne les renseignements personnels sur la santé :

qu'elle ait ou non l'autorité de lier l'hôpital;
qu'elle ait ou non un emploi à l'hôpital;
qu'elle soit ou non rémunérée.

7. Divulgation autorisée : L'hôpital peut divulguer les renseignements personnels sur la santé d'un patient dans les circonstances suivantes :

Divulgation relative à la fourniture de soins de santé :

divulgation à un autre dépositaire de renseignements personnels sur la santé si cette divulgation est raisonnablement nécessaire à la prestation de soins de santé et s'il n'est pas raisonnablement possible d'obtenir le consentement du patient en temps opportun, à moins que celui-ci lui ait explicitement indiqué à l'hôpital de ne pas divulguer ses renseignements;
si ce refus de consentir empêche l'hôpital de divulguer les renseignements personnels nécessaires à la prestation de soins de santé au patient, l'hôpital doit en avertir le patient.

Divulgation aux fins de financement ou de paiement :

pour permettre au ministre ou à un autre dépositaire de renseignements sur la santé de déterminer ou de fournir un financement ou des paiements à l'hôpital pour la prestation de soins de santé.

Divulgation pour joindre un parent, un ami ou un mandataire du patient :

pour joindre un parent, un ami ou le mandataire éventuel du patient si ce dernier est blessé, frappé d'incapacité ou malade, et donc incapable de donner lui-même son consentement.

Divulgation à des établissements fournissant des soins de santé - si l'hôpital offre au patient la possibilité de refuser la divulgation mais que celui-ci y consent, alors l'hôpital peut divulguer :

le fait que le patient est un patient ou un résidant de l'établissement;
l'état de santé général du patient (critique, mauvais, passable, stable ou satisfaisant);
l'endroit où se trouve le patient dans l'établissement.

Divulgation de renseignements sur un patient décédé (ou présumé mort) :

pour l'identification du patient;
pour informer une personne du décès du patient et des circonstances du décès;
pour renseigner le conjoint, le partenaire, un frère ou une sour ou un enfant du patient afin qu'ils puissent prendre des décisions concernant leurs propres soins de santé ou ceux de leurs enfants.

Divulgation relative à des programmes de santé ou autres :

pour déterminer ou vérifier l'admissibilité aux soins de santé;
pour les besoins d'une personne chargée d'une vérification ou d'une accréditation;
pour les besoins d'une personne chargée de compiler ou de maintenir un registre concernant la conservation ou le dons d'organes ou de substances corporelles;
pour les besoins du médecin hygiéniste en chef ou autre autorité du secteur de la santé publique.

Divulgation relative aux risques :

pour éliminer ou réduire des risques considérables de blessures d'une personne ou d'un groupe de personnes.

Divulgation relative aux soins ou à la garde :

au directeur d'un pénitencier ou d'un autre centre de garde où le patient est légalement détenu;
au dirigeant responsable d'un établissement psychiatrique où le patient est détenu légalement afin d'appuyer les décisions concernant la prestation de soins de santé au patient ou concernant sa garde, sa détention, sa mise en liberté, sa liberté conditionnelle, son congé ou son congé conditionnel.

Divulgation en vue d'une instance ou d'une poursuite :

si l'hôpital, son mandataire ou son ancien mandataire est une des parties ou un des témoins, lorsque les renseignements concernent ou constituent une question en litige;
à un éventuel tuteur ou représentant judiciaire du patient aux fins de sa nomination à ce titre ou pour qu'il commence, défende ou continue l'instance au nom du patient;
pour se conformer à une ordonnance ou une assignation rendue par un tribunal de l'Ontario;
pour se conformer à une règle de procédure relative à la production de renseignements;
à un mandataire ou à un ancien conseiller professionnel afin que celui-ci lui donne des conseils ou le représente, si le conseiller est tenu en vertu d'une obligation professionnelle de préserver le caractère confidentiel des renseignements.

Divulgation à un successeur :

afin de lui permettre d'évaluer les activités de l'hôpital en ce qui concerne les renseignements personnels, à condition de conclure d'abord avec ce dernier une entente visant à assurer la sécurité et le caractère confidentiel des renseignements et à ne conserver ceux-ci qu'aussi longtemps qu'ils seront nécessaires à l'évaluation;
afin de transférer le dossier médical au successeur après en avoir avisé le patient ou, si ce n'est pas raisonnablement possible, dès que possible après l'avoir fait;
afin de transférer le dossier médical aux Archives publiques de l'Ontario.

Divulgation relative à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) ou à d'autres lois :

pour déterminer, évaluer ou confirmer la capacité de quelqu'un en vertu de la Loi sur le consentement aux soins de santé, de la Loi sur la prise de décisions au nom d'autrui ou de la LPRPS;
à un ordre ou un collège au sens de la Loi sur les professions de la santé réglementées, pour l'application ou l'exécution de la Loi sur la réglementation des médicaments et des pharmacies ou de la Loi sur les professions de la santé réglementées;
au bureau des administrateurs en vertu de laLoi sur les praticiens ne prescrivant pas de médicaments, pour l'application ou l'exécution de cette loi;
à l'Ordre des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social de l'Ontario, pour l'application ou l'exécution de la loi;
au Tuteur et curateur public, à l'avocat des enfants, à une société d'aide à l'enfance ou à un comité consultatif sur les placements en établissement constitué en vertu de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille, pour leur permettre d'exercer les fonctions que leur attribue la loi.

Divulgation pour les besoins d'une recherche (se reporter à la politique intitulée Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels sur la santé aux fins de recherche) :

si les chercheurs présentent et demande écrite à l'hôpital ainsi qu'un plan de recherche;
si le plan de recherche satisfait aux exigences prescrites et est approuvé par le Comité de déontologie de la recherche de l'hôpital;
si les chercheurs concluent une entente avec l'hôpital concernant le plan de recherche.

Divulgation obligatoire :

à un conseiller médical de l'aviation (Loi sur l'aéronautique) si l'état de santé du patient peut avoir des répercussions sur son habileté à exécuter son travail de façon sécuritaire (agents de bord, contrôleurs aériens, etc.);
à une société d'aide à l'enfance (Loi sur les services à l'enfance et à la famille) si un enfant a besoin de protection;
à un coroner ou à un agent de police (Loi sur les coroners) pour la collecte de renseignements entourant le décès d'un patient entraîné par un acte de violence, de négligence ou de faute professionnelle, ou survenu en milieu hospitalier;
à un médecin hygiéniste de santé publique (Loi sur la protection et la promotion de la santé) pour empêcher la dispersion de maladies transmissibles;
au registraire des véhicules automobiles (Code de la route) si l'état de santé du patient risque de nuire à sa sécurité sur la route;
au registraire de l'état civil (Loi sur les statistiques de l'état civil) pour ses données relatives aux naissances et aux décès.

Divulgation au ministère de la Santé et des Soins de longue durée :

à toute personne désignée par le ministre, aux fins de recherche;
à des fins établies et approuvées par le ministre, pour centraliser les données informatiques sur la santé;
à un inspecteur du ministère.

Divulgation à des employés d'un hôpital :

pour accomplir leurs tâches et leurs fonctions.

Divulgation à un établissement psychiatrique :

pour évaluer, observer, examiner ou retenir le patient en vertu de la Loi sur la santé mentale;
pour se conformer à l'article 21 (troubles mentaux) où à un ordre établi en vertu de cet article;
au comité du consentement et de la capacité, pour les besoins d'une poursuite ou d'une instance;
à un médecin qui émet ou renouvelle une ordonnance de traitement en milieu communautaire (OTMC) ou qui fournit des conseils à d'autres concernant une OTMC;
à un prestataire de soins nommé dans une OTMC (sur demande écrite de ce dernier ou d'un médecin);
à une personne fournissant des services de défense, dans certaines circonstances prescrites;
au Tuteur et curateur public, aux fins d'enquête;
pour satisfaire une assignation, une ordonnance, une citation à témoigner ou autre exigence d'un tribunal.

Divulgation à l'extérieur de l'Ontario :

si le patient y consent;
si la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) l'autorise;
si le destinataire occupe des fonctions comparables à celles d'une personne ouvrant en Ontario;
si les renseignements sont divulgués aux fins de prestation de soins de santé et si le patient ne s'y objecte pas;
si les renseignements sont divulgués aux fins de paiement ou de prestation de soins de santé.

Divulgation au comité responsable de la qualité de soins à hôpital :

afin de permettre au comité de remplir ses tâches et responsabilités.