Pratiques liées à la confidentialité des renseignements

Demande d'accès aux renseignements personnels sur la santé (par un patient)

Politique/procédure :	Demande d'accès aux renseignements personnels sur la santé (par un patient)	Préparé par :	Comité de protection des renseignements personnels
Approuvé par :	Conseil d'administration	Date :	Le 1^er novembre 2004
Approuvé le :	Le 24 février 2005	Portée :	SSRO
Dernière révision :		Référence :	LPRPS 2004, article 52(1)

Politique - demande d'accès
Renseignements protégés ou non visés
Démarche de demande d'accès
Réponse
Délais
Démarche d'approbation
Demande accordée
Demande refusée
Accès accéléré
Frais applicables

Demande d'accès : Les patients ont le droit d'accéder à leurs renseignements personnels sur la santé étant détenus ou maintenus par l'hôpital, à moins que les renseignements soient protégés ou non visés.
Renseignements protégés : les renseignements sont considérés protégés lorsque :
- les renseignements font l'objet de privilèges juridiques qui en restreignent l'accès;
- une autre loi en interdit la divulgation;
- les renseignements ont été recueillis, crées ou utilisés pour les besoins d'une poursuite non encore conclue;
- les renseignements ont été recueillis ou produits dans le cadre d'une inspection, d'une enquête ou d'une activité semblable autorisée par la loi, et les appels ou procédures qui en résultent ne sont pas terminés;
- il serait raisonnable de s'attendre à ce que le fait d'accorder l'accès risque de :
- nuire grandement au traitement ou au rétablissement du patient, ou
- causer des blessures graves ou un préjudice au patient ou à autrui;
- l'accès aux renseignements pourrait permettre l'identification d'une personne qui a, explicitement, tacitement ou de façon confidentielle, fourni des renseignements au dépositaire et celui-ci estime approprié que son nom demeure confidentiel;
- le dépositaire est une institution au sens de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée ou de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée.
  
  Renseignements non visés : Le droit d'un patient d'accéder à ses renseignements personnels sur la santé ne s'applique pas lorsqu'il s'agit :
- d'information sur la qualité des soins;
- de données brutes obtenues par l'entremise d'évaluations ou de tests psychologiques normalisés;
- de renseignements personnels sur la santé amassés ou produits pour les besoins de conformité à un programme d'assurance de la qualité en vertu du Code des professions de la santé.
Démarche de demande d'accès :

Les patients qui désirent accéder à leurs renseignements personnels sur la santé doivent en faire la demande à l'agent de protection des renseignements personnels, lequel les aidera à formuler leur demande et à l'acheminer au bon endroit. Les demandes sont généralement sous forme écrite, mais peuvent être formulées verbalement dans certaines circonstances. Les demandes d'accès sont transmises aux services des dossiers médicaux par l'entremise de l'agent de protection des renseignements personnels.

Réponse - Les services des dossiers médicaux doivent :

vérifier l'identité du requérant et s'assurent que celui-ci ait le droit et la capacité de présenter une telle demande au sens de la loi.

Délais - Les services des dossiers médicaux doivent :

consigner la date de la demande;
donner réponse à la demande dans les 30 jours suivant sa réception, ou dans les 60 jours si des délais supplémentaires sont requis;
aviser le patient par écrit si des délais supplémentaires sont requis, en précisant la date prévue de réponse et la raison des délais;
être réputés ne s'être pas conformés ou avoir refusé la demande s'ils ne donnent aucune réponse dans les délais fixés.

Démarche d'approbation - Les services des dossiers médicaux doivent :

vérifier les renseignements personnels afin de s'assurer qu'il ne s'agit pas de renseignements protégés ou non visés;
demander conseil à un membre du Collège des médecins et chirurgiens ou de l'Ordre des psychologues de l'Ontario s'ils soupçonnent que les dispositions relatives au risque de préjudice pourraient s'appliquer;
déterminer si la demande est frivole ou vexatoire, ou présentée de mauvaise foi.

Demande accordée - Les services des dossiers médicaux doivent :

communiquer avec le patient afin de l'aviser que sa demande est acceptée;
fixer un rendez-vous avec le patient en précisant la date, l'heure et l'endroit;
consigner la date prévue de la consultation du dossier;
mettre le dossier à la disposition du patient et en superviser ou en surveiller la consultation;
fournir des explications sur les abréviations et codes utilisés au dossier;
aviser le patient des frais et modes de paiement si des frais s'appliquent, par exemple, pour photocopier des documents au dossier;
acheminer les photocopies demandées sur réception des frais exigés;
consigner la date d'envoi des photocopies.

Demande refusée - Les services des dossiers médicaux doivent :

aviser le patient par écrit que sa demande est rejetée en lui en fournissant les motifs;
aviser le patient qu'il a le droit de porter plainte auprès du Commissaire.

Accès accéléré - Les services des dossiers médicaux doivent :

répondre à une demande d'accès dans des délais accélérés lorsque le patient présente une preuve à l'effet qu'il a besoin d'accéder d'urgence à son dossier, et lorsqu'il est possible de fournir l'accès aux renseignements dans de tels délais;
aviser le patient si des frais additionnels s'appliquent à sa demande d'accès accéléré.

Frais applicables - les services des dossiers médicaux peuvent :

exiger des frais administratifs raisonnables, y compris pour toute photocopie, conformément à la grille tarifaire en vigueur aux SSRO;
fournir gratuitement jusqu'à dix exemplaires d'un document s'il y a lieu de croire que le patient n'a pas les moyens de payer les frais applicables;
exiger des frais additionnels pour une demande d'accès accéléré;
exiger des frais additionnels si le dossier est conservé ailleurs que sur les lieux, ou sur microfilm, selon la formule de recouvrement des coûts.

Version : janvier 2005